Der digitale Wandel macht auch vor dem Personalmanagement nicht Halt. Eine Abteilung, die einst fast ausschließlich Verwaltungsaufgaben verantwortete, ist heute ein strategisches Bindeglied, das interne Prozesse optimiert und Mitarbeiter:innen motiviert. Während der Gas- und Stromversorger Menschen digital in die Weitergabe der Zählerstände einbindet und Versicherungen in einem Onlineportal die aktuellsten Stammdaten der Kund:innen abfragen, geschieht in Personalabteilungen vieles noch auf Papier.
Sollte sich die HR nicht an die digitalen Services aus dem Privatleben anpassen und ebenfalls an die Selbstverantwortung der Arbeitnehmer:innen appellieren? Schließlich können nicht nur HR-Teams selbst, sondern auch Beschäftigte und die Geschäftsführung von schnelleren und flexibleren Lösungen profitieren. Das Zauberwort lautet Employee Self Service.
Was bedeutet Employee Self Service (ESS)
Mit einem ESS bieten Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen zu jeder Zeit und von überall HR-Support. Mit ESS-Lösungen automatisieren HR-Teams einerseits klassische Routineanfragen – etwa zu Arbeitszeiten oder Urlaubsanträgen – und ermöglichen Beschäftigten andererseits, in einer Wissensdatenbank oder einem Mitarbeiterportal selbstverantwortlich Lösungen für ihre Probleme zu finden. Darüber hinaus binden Personalabteilungen über ein ESS-Portal Mitarbeitende aktiv in die Datenpflege ein, um so zusätzlich Zeit einzusparen.
Der Management Self Service (MSS) als zusätzliches Feature
Von Self Service-Angeboten der HR können insbesondere Geschäftsführung und andere leitende Abteilungen profitieren. Stellen Personalverantwortliche Wissensdatenbanken speziell für die Bedürfnisse der Führungsebene zur Verfügung, spricht man von Management Self Service-Lösungen. In einer eigenen Nutzeroberfläche erhalten Führungskräfte so einen direkten Zugang zu wichtigen Personaldokumenten und aktuellen Auswertungen, ohne dabei auf HR als Gatekeeper zugehen zu müssen.
Warum die Zeit reif für digitale Employee Self Services ist
Wie eingangs erwähnt, gewinnen digitale Services in unserem Privatleben immens an Bedeutung. Nicht nur im Shopping-Verhalten oder bei der Terminbuchung beim Hausarzt, sondern auch im Umgang mit offiziellen Behörden erfolgt die Kommunikation inzwischen weitaus häufiger über das Internet also noch vor wenigen Jahren. Insbesondere die Prozessbeschleunigung ist hierbei ein wichtiges Argument: In einer sich immer schneller verändernden Welt haben Menschen weder Zeit noch Verständnis für eine zähe Verwaltung. Der Bedarf nach schnellen, flexiblen und transparenten Services wird sowohl im Privat- als auch im Arbeitsleben nicht abreißen.
Der Trend zu jederzeit verfügbaren Services wird sich mit großer Wahrscheinlichkeit auch nicht umkehren. Die junge Generation der HR-Verantwortlichen ist sowohl privat als auch bei externen HR Services mit on-demand IT-Lösungen aufgewachsen und möchte auch in ihrer Arbeitswelt darauf nicht verzichten. Die „Digital Natives“ sind es seit ihrer Schulzeit gewöhnt, notwendige Informationen mit nur wenigen Klicks zu recherchieren und sich Fertigkeiten eigenständig mithilfe von Video-Tutorials oder Forenbeiträgen selbst beizubringen. ESS-Systeme knüpfen genau hier an. Daher sind sie elementar für die Rekrutierung und Motivation von neuen, jungen Mitarbeiter:innen.
Beschleunigung, Flexibilität, Entlastung: Die Vorteile von ESS
Warum sollte die Genehmigung eines Urlaubsantrags oder das Update der eigenen Stammdaten nach einem Umzug umständlicher sein als die Essensbestellung zuhause? Die Digitalisierung ermöglicht es jedem Betrieb, administrative Prozesse zu vereinfachen und die Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeiter:innen an die individuellen Bedürfnisse anzupassen. Schlussendlich führt das zu mehr Effizienz und einer höheren Zufriedenheit, was wiederum die Geschäftsleitung freut.
Die Vorteile eines Employee Self Services lassen sich für alle beteiligten Parteien eines Personalprozesses – sprich HR, Beschäftigte und Geschäftsführung – wie folgt zusammenfassen:
Mehr Zeit für strategische Planung: Die Vorteile von Employee Self Services für die HR
Ein Support ohne Wartezeit, der auf Mitarbeiter:innenfragen entweder direkt die passende Antwort liefert oder zielgerichtet an die richtige Stelle verweist: Wenn HR operative Aufgaben automatisiert, bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, was die HR-Arbeit noch attraktiver macht. Darüber hinaus gibt es weitere Pluspunkte:
- Mitarbeiter:innen finden in den Self Service-Angeboten über die Suchfunktion entweder direkte Antworten auf ihre HR-Probleme und können zudem Kommentare hinterlassen. Für Personalabteilungen ist das eine enorme Entlastung.
- HR-Verantwortliche erhalten transparente Einblicke in die wirklich wichtigen Themen der Belegschaft. Wenden sich mehrere Abteilungen innerhalb kürzester Zeit mit der gleichen Anfrage an HR, können Personaler:innen dieses Thema zentral, ausführlich und allzeit abrufbar in einer Wissensdatenbank klären.
- Beschäftigte und HR kommunizieren über ein gemeinsames ESS-System. Sind Wissensdatenbank, Suchfunktion und Chat-Fenster an einem Ort, ist es für die HR leichter, den Ablauf einer Anfrage zu überblicken. Aus dieser Einsicht lassen sich neue Erkenntnisse gewinnen, die wiederum die HR-Servicequalität erhöhen.
Effizienter Service, produktivere Arbeit: Die Vorteile von Employee Self Service für Mitarbeiter:innen
Auch wenn häufig die Entlastung der HR-Abteilung bei der Einführung der Employee Self Services im Vordergrund steht, können auch Beschäftigte einige Vorteile aus der digitalen Selbstverwaltung ziehen:
- Urlaubsanträge mit zwei Klicks eingereicht, statt in Papierform von der Teamleitung abgesegnet: ESS vereinfacht und beschleunigt zahlreiche Personalprozesse, die ansonsten Zeit und Nerven beanspruchen. Weniger Verwaltungsaufwand beschleunigt die Abläufe und führt damit zu mehr Zeit für die Kernaufgaben – besonders im Home-Office ein wichtiger Aspekt.
- Die bereits angesprochene Transparenz gilt nicht nur für die HR, sondern auch für Mitarbeitende. Statt darüber zu rätseln, in welchem Faxgerät der Antrag auf Arbeitszeitverkürzung stecken geblieben ist, sehen Beschäftigte auf einen Blick, welcher HR-Verantwortliche sich wann um ihre Belange kümmert.
- Zu guter Letzt werden ESS-Lösungen mithilfe von Kiosk-Systemen oder PCs im Pausenraum auch für Kolleg:innen nutzbar, die ihre Arbeitszeit nicht am Bildschirm, sondern in der Produktion verbringen. Auch Zugänge via App oder Browser fördern einen barrierefreien Zugang für alle.
Automatisierte Services verbessern Entscheidungen: Die Vorteile von Employee Self Service für Geschäftsführungen
Erweitern HR-Teams den Employee Self Service um zusätzliche Management-Funktionen, lassen sich auch Vorgesetzte aktiv einbinden und von den digitalen Möglichkeiten leichter überzeugen. Für digitalaffine Geschäftsführer:innen liegen die Vorteile auf der Hand:
- Leitende Personen bekommen einen erweiterten Zugriff, der wichtige Personal-Insights zentral darstellt und bei relevanten Anfragen automatisiert benachrichtigt. Vor anspruchsvollen Personalentscheidungen müssen sie Informationen nicht selbst bei HR einfordern, sondern laden die Daten eigenständig mit wenigen Klicks herunter.
- Auch nach Feierabend lassen sich die digitalen Personalakten aufrufen, in denen nicht nur Krankheitstage, sondern auch Gehaltsveränderungen und abgeschlossene Weiterbildungen hinterlegt sind. Mit diesen Informationen lassen sich Personalgespräche besser vorbereiten.
- Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die Produktivität der Arbeit sind eng miteinander verknüpft. Wie eine Studie der London Business School in den USA belegte, hat eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit einen positiven Einfluss auf den Aktienwert des Unternehmens. Fördern Chefetagen mit ESS die Zufriedenheit der Belegschaft, kann dies zusätzlich zum Geschäftserfolg beitragen.
ESS umsetzen – Die bekanntesten HR-Software-Anbieter im Überblick
Inzwischen bieten die meisten HR-Lösungen ein eigenes Modul für den Employee Self Service an, das sich in bereits genutzte Software integrieren lässt. Personalabteilungen haben die Qual der Wahl, denn von etablierten Software-Konzernen bis hin zu Nischenprodukten existieren einige Möglichkeiten.
Die HR-Services von Haufe
Mehr als 6000 Kunde:innen weltweit nutzen Haufe-eigene HR-Software, die sich mit zahlreichen Modulen erweitern und auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zuschneiden lässt. Ergänzend zu digitalen Personalakten, zur HR-Prozessautomatisierung und den HR-Chatbot-Assistenten bietet Haufe einen eigenen Employee Self Service mit HR Ticketing-System an.
Mit Haufe setzen HR-Abteilungen auf bewährte und kostengünstige Services, mit deren Hilfe sie den Workload per E-Mail oder Telefon reduzieren und eine einfache HR-Wissensdatenbank aufbauen.
ESS-Lösungen anderer Anbieter:innen
In Deutschland sind vor allem die Softwarelösungen folgender Anbieter:innen bekannt:
